Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych

IMBAstaff Sp. z o.o. (zwana dalej IMBAstaff) przywiązuje dużą wagę do ochrony Twojej prywatności, dlatego powierzone nam dane osobowe są przez nas starannie przetwarzane i chronione. Niniejsza klauzula informacyjna wyjaśnia, które dane osobowe są gromadzone i wykorzystywane oraz w jakim celu i na jakich zasadach.

Podstawa prawna obowiązku informacyjnego: 

Art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”).

Tożsamość administratora:
Administratorem jest firma IMBAstaff Sp. z o.o. , z siedzibą w Warszawie, al. Księcia Józefa Poniatowskiego 1, NIP 5242971402

Dane kontaktowe administratora:
Z administratorem danych można się skontaktować poprzez adres email kontakt@imbastaff.gg.lub pisemnie na adres siedziby administratora. Pod podanym adresem mail można się kontaktować we wszystkich sprawach, również tych dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
 

Jakie dane osobowe są gromadzone i wykorzystywane przez IMBAstaff?

Dane osobowe, które zwykle gromadzi IMBAstaff, obejmują:

• Twoje imię i nazwisko, płeć, data i miejsce urodzenia, dane kontaktowe, kwalifikacje (informacje o wykształceniu, szkoleniach i stażach) oraz inne informacje wymienione w życiorysie/ CV i dokumentach aplikacyjnych.
• opinie na Twój temat, w tym informacje od naszych pracowników  - oraz jeżeli dotyczy -  osób trzecich (np. Referencje, oceny współpracy), z którymi współpracujesz lub 
• informacje o ograniczeniach i potrzebach usprawnień/dostosowań w miejscu pracy – wyłącznie w zakresie niezbędnym i adekwatnym do realizacji współpracy oraz wymogów bezpieczeństwa i organizacji pracy; jeżeli informacje te obejmują dane o zdrowiu, mogą stanowić szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO (zob. niżej – „Podstawa prawna przetwarzania danych”)..

Jeśli zaczniesz pracować lub współpracować z IMBAstaff, możemy również gromadzić następujące dane (w zależności od rodzaju umowy i wymogów prawnych):

• Twoje obywatelstwo, dane z dokumentów tożsamości (np. dowód osobisty czy paszport  - ale nie ksero tych dokumentów) – co do zasady w zakresie danych identyfikacyjnych, nie przechowujemy kopii dokumentów tożsamości, o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej;  dokumenty potwierdzające uprawnienie do pracy (np. wiza, zezwolenie na pracę/pobyt) – jeżeli są wymagane
• dane dotyczące wynagrodzenia/rozliczeń, dane rachunku bankowego, numer PESEL, dane podatkowe, potrącenia oraz inne informacje rozliczeniowe.
• dokumentacja obecności i nieobecności, czas poświęcony na zadania, szkolenia i sprawy dyscyplinarne – o ile dotyczy i jest to uzasadnione relacją współpracy.
• informacje dotyczące podróży służbowych/delegacji (np. daty podróży, dokumenty wymagana do organizacji podróży, poniesione wydatki) w celu zorganizowania podróży (np. Rezerwacji transportu, hoteli) oraz rozliczenia i zwrotu kosztów podróży – jeżeli dotyczy.  

Skąd pochodzą dane (jeżeli nie zostały pozyskane bezpośrednio od Ciebie)?

 

Co do zasady dane pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie. W uzasadnionych przypadkach dane mogą pochodzić również od:

• osób udzielających referencji lub opinii,
• naszych klientów, z którymi realizujesz zadania (np. oceny współpracy, potwierdzenie realizacji zleceń, wymogi bezpieczeństwa),
• podmiotów pośredniczących w rekrutacji lub współpracy – jeżeli dotyczy.

Dlaczego wykorzystujemy twoje dane osobowe?

IMBAstaff zbiera, przechowuje i przetwarza dane osobowe z następujących powodów:

• aby kontaktować się z Tobą, w tym zapytać o dostępność dla (przyszłych) zleceń, ofert pracy lub współpracy. Oznacza to, że możemy skontaktować się z Tobą za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub innego kanału komunikacji.
• w razie potrzeby - w celu spełnienia obowiązków prawnych ciążących na IMBAstaff (w szczególności podatkowych, ubezpieczeniowych, kadrowych, związanych z legalnością zatrudnienia).
• na etapie podjęcia pracy/współpracy z IMBAstaff:

1.  w celu zawarcia i wykonania umowy (umowy o pracę, umowy zlecenia lub innego stosunku umownego) oraz stosowania zasad i polityk wymaganych przy współpracy.
2. w celu prowadzenia działań HR (organizacja pracy, zarządzanie zasadami, obecnościami i nieobecnościami, szkoleniami, rozliczeniami i procedurami dyscyplinarnymi – jeśli dotyczą)
3. w celu zachowania bezpieczeństwa i ochrony ludzi, budynków, systemów i aktywów IMBAstaff oraz podmiotów współpracujących z nami.
4. w celu zapewnienia zgodności z wewnętrznymi politykami i procedurami IMBAstaff.
5. w celu zarządzania komunikacją oraz systemami wykorzystywanymi przez IMBAstaff.
6. W celu badania i reagowania na incydenty i skargi.
7. w celu wypełniania obowiązków oraz współpracy przy postępowaniach prowadzonych przez uprawnione organy (np. policję, organy administracji, organy nadzoru), jeżeli wynika to z przepisów prawa.

 

Podstawa prawna przetwarzania danych:

Podczas pracy/współpracy z lub za pośrednictwem IMBAstaff przetwarzanie danych osobowych opiera się – w zależności od celu - na następujących podstawach przetwarzania:

1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy (w tym działań przed zawarciem umowy podejmowanych na Twoje żądanie);
2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. wynikającego z przepisów podatkowych, ubezpieczeniowych, prawa pracy – w zależności od rodzaju współpracy);
3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak: zapewnienie bezpieczeństwa, ochrona mienia i systemów, organizacja współpracy, dochodzenie lub obrona roszczeń, obsługa incydentów i skarg;
4. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli w określonych sytuacjach poprosimy Cię o zgodę (np. na udział w przyszłych rekrutacjach, jeżeli dotyczy) – przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, którą możesz w każdej chwili cofnąć (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem).

Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO): jeżeli w ramach współpracy przetwarzane są dane szczególnych kategorii (np. dane o zdrowiu) – będą one przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym i na podstawie właściwych przepisów prawa, w szczególności art. 9 ust. 2 lit. b RODO (obowiązki i wykonywanie szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy i zabezpieczenia społecznego) lub innych właściwych podstaw przewidzianych prawem – zależnie od sytuacji.

 

Jak długo przechowywane są dane osobowe?

IMBAstaff przechowuje Twoje dane osobowe nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych oraz terminów przedawniania roszczeń..

 Co do zasady:

• dane związane z rozliczeniami podatkowymi i ubezpieczeniowymi oraz dokumentacją finansową/kadrową przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa (w zależności od rodzaju dokumentacji może to być co do zasady co najmniej 5 lat dla dokumentów podatkowych oraz odpowiednio dłużej dla dokumentacji pracowniczej – zgodnie z przepisami szczególnymi);
• pozostałe dane – przez okres niezbędny do realizacji współpracy oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, a następnie przez okres wynikający z przepisów i/lub przedawnienia roszczeń.

 

Czy przekazujemy Twoje dane osobowe stronom trzecim?

IMBAstaff nie sprzedaje, nie wynajmuje ani nie dzierżawi żadnych danych osobowych stronom trzecim. 

IMBAstaff nigdy nie ujawni danych osobowych bez uprzedniego powiadomienia, chyba że jest to wymagane przez prawo lub gdy jest to konieczne do świadczenia usługi na rzecz klienta (klientów).

Twoje dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym:

• naszym pracownikom i współpracownikom (upoważnionym do przetwarzania danych),
• podmiotom przetwarzającym dane na nasze zlecenie (np. dostawcom usług IT, narzędzi operacyjnych, księgowych, kadrowo-płacowych, prawnych, audytowych),
• klientom IMBAstaff – w zakresie koniecznym do realizacji usług oraz wymogów bezpieczeństwa i organizacji pracy (np. rejestracja dostępu, kontakt operacyjny); w takim przypadku klienci co do zasady działają jako odrębni administratorzy danych,
• organom publicznym i instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. ZUS, urząd skarbowy, organy ścigania, organy nadzoru).

Udostępniamy dane osobowe tylko w razie potrzeby. Robimy to w następujących okolicznościach:

Dostawcy:
Mamy dostawców, którzy wykonują prace administracyjne i operacyjne, aby wspierać nasze relacje z Tobą i naszymi klientami. Współpracujemy m.in. z z Sinch – w zakresie narzędzi wspierajacych zarządzanie godzinami/planowaniem oraz procesami operacyjnym (w zakresie, w jakim jest to faktycznie stosowane).

Innymi przykładami są: dostawcy usług HR, IT, finansowych, administracyjnych, prawnych oraz podmioty wspierające bezpieczeństwo obiektów (w zakresie kontroli dostępu). Wszyscy dostawcy, którzy mają dostęp do danych osobowych, są zobowiązani do zachowania poufności oraz przetwarzają dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich usług. 

Klienci:
Udostępniamy Twoje imię i nazwisko oraz – jeżeli jest to konieczne - numer telefonu i/lub adres e-mail, aby klienci mogli Cię zarejestrować ze względów bezpieczeństwa, nadać uprawniania dostępowe lub skontaktować się z Tobąw zakresie wykonania usług do IMBAstaff. 

Organy państwowe:
W razie niezbędnym przepisami prawa jesteśmy zobligowani udostępnić Twoje dane organom i instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. 

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Co do zasady IMBAstaff nie przekazuje danych poza obszar EOG. Jeżeli jednak w związku z używanymi narzędziami lub usługami dojdzie do przekazania danych poza EOG, nastąpi to wyłącznie zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń (np. standardowych klauzul umownych), o ile będą wymagane.

Co z bezpieczeństwem danych podczas korzystania z Sinch?
Ponosisz odpowiedzialność za bezpieczne przechowywanie danych logowania do systemów udostępnianych przez IMBAstaff (w szczególności hasła). Dane logowania są wyłącznie do użytku osobistego. Nie możesz udostępniać danych uwierzytelniających ani innych informacji o koncie innym 

osobom ani stronom trzecim.

Prawa podmiotów danych

Masz prawo:

• dostępu do danych (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO) – w zakresie, w jakim nie zachodzi podstawa do dalszego przetwarzania (np. obowiązek prawny),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w przypadkach przewidzianych RODO,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (art. 21 RODO),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (art. 7 ust. 3 RODO).

Masz prawo odmówić podania danych dobrowolnych. Podanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy lub wymaganych przepisami prawa jest konieczne – brak ich podania może uniemożliwić zawarcie umowy, udział w rekrutacji lub realizację współpracy.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Ochrony Danych Osobowych (PUODO) lub odpowiedniego w państwie członkowskim Twojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w Polsce
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 860 70 86

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie

IMBAstaff nie podejmuje decyzji wobec Ciebie w sposób oparty wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało (art. 22 RODO).

Jak radzimy sobie ze zmianami w niniejszej klauzuli ?
Warunki ninejszej klauzuli mogą się z czasem zmieniać. Opublikujemy istotne zmiany poprzez odpowiednie powiadomienie (np. w systemie wykorzystywanym do obsługi współpracy) lub poprzez skontaktowanie się z Tobą za pośrednictwem innych kanałów komunikacji.